Geolocalizzazione dipendenti: tecnologie e vantaggi nel lavoro

Il sistema di geolocalizzazione è una tecnologia che consente di rilevare la posizione geografica dei lavoratori tramite dispositivi elettronici, come smartphone o appositi sistemi gps. Questa soluzione è stata pensata per soddisfare le esigenze produttive, organizzative e di tutela del patrimonio aziendale.

Nel contesto lavorativo odierno le imprese si trovano ad affrontare sfide legate alla gestione di un personale sempre più mobile e distribuito. L’adozione di uno strumento affidabile per monitorare la posizione dei lavoratori rappresenta un elemento di successo per ottimizzare l’efficienza operativa delle aziende in un mercato in continua evoluzione

I software di gestione delle presenze con tecnologie di geolocalizzazione dei lavoratori rilevano la posizione del dipendente al momento della timbratura, fornendo dati utili alle risorse umane e alla pianificazione delle attività.

Se stai valutando di adottare un sistema di geolocalizzazione dei dipendenti per la tua azienda, prosegui nella lettura. In questo articolo conoscerai i vantaggi e il funzionamento delle app e troverai anche un approfondimento sulla normativa e sulla sicurezza.

Vantaggi e opportunità della geolocalizzazione per le aziende
Tecnologie per la geolocalizzazione dei dipendenti
Geolocalizzazione dei dipendenti tramite smartphone
Geolocalizzazione e smart working
Come funzionano le app di rilevazione presenze con geolocalizzazione
Privacy e diritto di accesso ai dati
Norme e regolamenti sulla geolocalizzazione
SferaCloud App: la soluzione di geolocalizzazione per dipendenti

Vantaggi e opportunità della geolocalizzazione per le aziende

La localizzazione dei lavoratori tramite dispositivi elettronici permette di migliorare la gestione del personale e la trasparenza, oltre a consentire il raggiungimento di importanti obiettivi aziendali come l’efficienza operativa e la produttività.

Miglioramento della gestione del personale

Il controllo preciso della posizione del dipendente al momento della timbratura semplifica la gestione delle risorse. Puoi pianificare al meglio le attività e la distribuzione dei carichi di lavoro, avendo la certezza che il lavoratore si trovi nel luogo giusto.

Aumento della trasparenza e delle responsabilità

I dipendenti sono incentivati al rispetto degli orari di lavoro, anche quando si trovano in trasferta o in mobilità. I dati forniti dal software sono sempre verificabili e precisi, riducendo eventuali dispute relative a ore e luoghi di lavoro.

Raggiungimento di obiettivi di produttività e sicurezza

La geolocalizzazione dei lavoratori offre l’opportunità di ottimizzare l’efficienza operativa aumentando la produttività. I dati di tracciamento vengono trattati in conformità alla normativa sulla privacy con misure di sicurezza molto elevate per garantirne la protezione.

Con dati precisi sulla posizione del dipendente al momento della timbratura puoi agire tempestivamente in caso di problemi e prendere decisioni più informate.

Tecnologie per la geolocalizzazione dei dipendenti

Un sistema di geolocalizzazione si avvale della tecnologia gps per il controllo della posizione del lavoratore. Conosciamo le differenze tra questa e altre modalità di rilevamento della posizione di cui potresti aver sentito parlare:

Gps (global positioning system): è la modalità più ampiamente utilizzata, basata su una rete di satelliti che trasmettono segnali ai dispositivi gps per determinare la loro posizione esatta. Il sistema permette un’elevata precisione di tracciamento e una copertura globale.
RFID (Radio-Frequency Identification): questa tecnologia utilizza onde radio per identificare e tracciare automaticamente i tag attaccati agli oggetti. Un sistema RFID comprende dei tag, ossia dei piccoli dispositivi, che possono essere attaccati a oggetti o persone e dei lettori che inviano segnali radio per rilevare e leggere i tag RFID nel loro raggio d’azione. Il loro utilizzo è solitamente all’interno di aree specifiche, come magazzini o uffici.
Wi-fi e bluetooth utilizzano la rete wireless o beacon bluetooth per determinare la posizione dei dispositivi. Queste tecnologie vengono utilizzate in ambienti chiusi e non troppo ampi in cui i dispositivi si trovano a breve distanza tra loro.

Per la sua elevata copertura e accuratezza, il gps è la tecnologia ideale per aziende con dipendenti che operano in diverse località. Funziona ovunque nel mondo, con una precisione dei dati che varia da pochi metri a pochi centimetri, a seconda del dispositivo e delle condizioni.

Geolocalizzazione dei dipendenti tramite smartphone

La geolocalizzazione dei dipendenti tramite smartphone si avvale dei moduli gps integrati per fornire dati precisi sulla posizione della persona. Il sistema è integrato all’interno di app per la app per la rilevazione presenze per fornire informazioni affidabili sulla localizzazione al momento della timbratura. La possibilità di utilizzare smartphone e tablet per la timbratura del cartellino e la rilevazione della posizione geografica consente alle aziende una gestione più efficiente delle risorse umane. Il datore di lavoro ha la certezza che il dipendente si trova nel luogo prestabilito all’inizio e alla fine della giornata. I vantaggi dell’uso della geolocalizzazione dei lavoratori tramite smartphone comprendono:

Accessibilità e familiarità con lo strumento.
Economia di costi: non è necessario acquistare dispositivi di tracciamento dedicati.
Integrazione con i sistemi operativi più comuni (IOS e Android) e altre app.
Flessibilità: gestione dei lavoratori in mobilità e da remoto.

Geolocalizzazione e smart working

Oggi possiamo osservare una crescita significativa dello smart working nelle imprese di tutte le dimensioni. In questo contesto la tecnologia assume un ruolo sempre più centrale a vantaggio sia dei dipendenti sia dei datori di lavoro. La geolocalizzazione dei lavoratori in smart working con l’utilizzo di app su dispositivi mobili e pc permette alle aziende di mantenere un controllo efficiente nelle operazioni quotidiane e monitorare la posizione dei lavoratori quando timbrano. I dipendenti possono operare da qualsiasi luogo, da remoto, ma anche in trasferta o in cantiere, senza la necessità di essere fisicamente presenti in ufficio o in sede. La flessibilità offerta dalle tecnologie per la geolocalizzazione aumenta la soddisfazione del personale e ottimizza la produttività aziendale. Inoltre i dipendenti si sentono più responsabilizzati e l’ambiente di lavoro è positivo senza rischi di malintesi.

Come funzionano le app di rilevazione presenze con geolocalizzazione

I software di gestione delle presenze con geolocalizzazione sono accessibili da qualsiasi dispositivo con accesso ad internet. Il dipendente può timbrare entrata e uscita dallo smartphone, dal tablet o da pc, in modo semplice con un click o un tocco dello schermo. Al momento della timbratura, l’app registra automaticamente l’orario e la posizione gps, garantendo la tracciabilità precisa delle presenze. La corretta localizzazione del lavoratore avviene previa autorizzazione da concedere tramite il dispositivo elettronico. Le app di rilevazione presenze consentono inoltre di richiedere ferie e permessi. Per un approfondimento sulle funzionalità aggiuntive di questa tecnologia, leggi la nostra guida sulle app per le timbrature.

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Privacy e diritto di accesso ai dati

L’uso della geolocalizzazione solleva importanti questioni relative alla privacy. Misure adeguate per il trattamento dei dati prevedono che i dipendenti siano chiaramente informati sulle modalità e gli obiettivi della geolocalizzazione e forniscano il loro consenso esplicito. I dati geolocalizzati sono trattati in conformità con i principi di minimizzazione dei dati e privacy by design: il software raccoglie solo i dati strettamente necessari ed è progettato per applicare la protezione fin dal momento iniziale della raccolta.

La protezione dei dati personali

La geolocalizzazione dei lavoratori è considerata un dato personale. È necessario garantire la protezione dei dati personali secondo i rigorosi requisiti stabiliti dal GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati). Secondo il garante privacy, il datore di lavoro è tenuto ad utilizzare i dati solo per finalità legittime e specifiche e adottare misure di sicurezza appropriate. Le app di rilevamento delle presenze con geolocalizzazione impiegano algoritmi crittografati per proteggere le informazioni e implementano rigorosi controlli di accesso ai dati. Con queste tecnologie puoi condurre regolari audit di sicurezza per individuare e correggere eventuali vulnerabilità.

Art. 15 GDPR: il diritto di accesso dell’interessato

L’articolo 15 del Regolamento stabilisce il diritto di accesso dell’interessato ai propri dati personali. Il garante stabilisce che l’interessato ha il diritto di sapere quali dati personali vengono raccolti, come vengono gestiti e per quali scopi. L’esercizio del diritto di accesso non è soggetto a limiti temporali e non richiede come condizione l’esistenza di una lesione lamentata dall’interessato.

Norme e regolamenti sulla geolocalizzazione

Il datore di lavoro deve rispettare l’obbligo di trasparenza e spiegare chiaramente come le informazioni vengono raccolte, utilizzate e conservate indicando il titolare del trattamento. Secondo l’art. 13 del GDPR i dipendenti devono ricevere le opportune comunicazioni scritte in cui si spiega il funzionamento degli strumenti messi a disposizione dall’azienda e le finalità, che devono essere specifiche, esplicite e legittime.

La sicurezza e la conservazione dei dati

Il software di gestione presenze garantisce la conformità ai requisiti richiesti dal garante privacy e assicura l’uso dei soli dati personali necessari alle finalità del trattamento stesso. Lo strumento per la rilevazione mostra l’icona del posizionamento quando la localizzazione è attiva e riduce al minimo la frequenza dei dati raccolti.

SferaCloud App: la soluzione di geolocalizzazione per dipendenti

Per soddisfare le esigenze delle aziende moderne, Cotini ha messo a punto un’app sicura ed efficiente per la gestione delle presenze e geolocalizzazione dei dipendenti. Si chiama SferaCloud App e ti permette di monitorare e gestire in modo preciso la forza lavoro, ottimizzando le operazioni aziendali. Il software consente di effettuare le timbrature di ingresso e uscita tramite smartphone ed utilizza il gps integrato nei dispositivi per rilevare la posizione del lavoratore al momento della timbratura. Con SferaCloud App registrare le ore lavorative diventa più semplice. Il sistema adotta misure di sicurezza avanzate per proteggere i dati personali dei dipendenti e assicura che tutte le operazioni siano eseguite nel rispetto delle leggi vigenti. Oltre alla gestione della nota spese e alla distribuzione del cedolino e documenti aziendali, è possibile inviare ed elaborare richieste di ferie, permessi e tante altre tipologie di giustificativi. Vuoi conoscere meglio SferaCloud App e vedere da vicino la funzione di geolocalizzazione? Richiedi una demo gratuita, ti mostreremo come puoi migliorare la produttività della tua azienda.

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