La corretta gestione delle chiavi delle camere è uno degli aspetti più sensibili nella gestione delle strutture ricettive, comprese quelle di piccole dimensioni come i bed and breakfast. Per questo sempre più gestori scelgono soluzioni innovative come KeyBox, che semplificano e rendono più sicuro il processo di consegna e riconsegna delle chiavi. Sebbene in Italia non sia prevista una regolamentazione specifica riguardo la custodia delle chiavi delle stanze, le strutture alberghiere sono tenute a garantire la sicurezza degli ospiti e dei loro beni, comprese le chiavi. Solitamente, hotel e B&B adottano delle procedure interne per assicurare che la consegna, la riconsegna e la custodia delle chiavi avvengano in piena sicurezza. Ad esempio, possono essere conservate in una cassaforte a chiave o a combinazione, oppure possono essere affidate alla responsabilità di un addetto alla reception o del personale dedicato alla pulizia delle camere.
I vantaggi di un armadio porta chiavi
Una delle soluzioni più pratiche ed efficaci per rispondere a questa esigenza è rappresentata dagli armadi di sicurezza. Cotini, dal 1975 realtà di riferimento nella gestione del personale e nelle problematiche della sicurezza delle aziende, ha messo a punto proprio per queste esigenze il sistema KeyBox. Si tratta di un sistema per la custodia sicura e protetta di oggetti e chiavi tramite armadi dotati di sportelli la cui apertura è attivata tramite la digitazione di apposito PIN code. Uno strumento semplice da usare, pratico e sicuro, pensato per risolvere una delle criticità più frequenti nella gestione delle strutture ricettive: il passaggio delle chiavi.
Il sistema KeyBox non è soltanto una cassetta di sicurezza tradizionale: è un dispositivo intelligente, progettato per essere facilmente integrato nelle routine operative di B&B, piccoli hotel e appartamenti turistici. Grazie alla possibilità di programmare codici univoci, il gestore ha il pieno controllo su chi può accedere a uno sportello e in quale momento. Questa funzionalità permette di ridurre i rischi di smarrimento delle chiavi e di evitare duplicazioni non autorizzate. Inoltre, il registro elettronico delle aperture consente di monitorare eventuali accessi, offrendo così una tracciabilità completa.
Un ulteriore vantaggio di KeyBox è la flessibilità: la programmazione del sistema permette di generare codici temporanei, ideali per check-in tardivi o per ospiti che arrivano in orari differenti. In questo modo, il gestore non deve più essere presente fisicamente per consegnare le chiavi, ottimizzando tempi e risorse.
Perché è importante custodire le chiavi in modo sicuro
È fondamentale che le strutture ricettive, comprese quelle di piccole dimensioni, garantiscano la massima attenzione alla sicurezza delle chiavi delle camere, al fine di prevenire eventuali furti o intrusioni nelle stanze degli ospiti. Ma non solo. La gestione corretta delle chiavi è anche una questione di professionalità e di percezione del servizio: un ospite che si sente sicuro è più propenso a valutare positivamente la propria esperienza e a consigliare la struttura.
Un sistema di custodia delle chiavi efficace non solo impedisce l’accesso non autorizzato alle camere, ma previene anche il furto o la perdita di oggetti di valore. Questo aspetto è particolarmente importante per i B&B e gli affittacamere, dove spesso non c’è un presidio fisso come la reception di un hotel. La possibilità che qualcuno acceda a una stanza mentre l’ospite è assente rappresenta un rischio significativo, sia dal punto di vista della sicurezza che della reputazione della struttura.
Un sistema di gestione centralizzata delle chiavi, come un key box intelligente, può fare la differenza. Non solo consente di custodire le chiavi in modo sicuro, ma permette ai gestori di tenere traccia di chi ha avuto accesso alle camere e in quale momento. Questa funzionalità diventa preziosa anche per la gestione interna del personale, poiché permette di controllare le attività di pulizia o manutenzione, garantendo che l’accesso avvenga solo quando previsto.
