La Legge di Bilancio 2025, entrata in vigore il 1° gennaio, introduce importanti novità nella gestione delle note spese aziendali, con l’obiettivo di aumentare la trasparenza fiscale e la tracciabilità dei pagamenti. Queste modifiche interessano sia i lavoratori dipendenti, che presentano regolarmente rimborsi spese ai propri datori di lavoro, sia i professionisti e lavoratori autonomi, che devono documentare con precisione le spese sostenute nell’ambito della loro attività.
Tracciabilità obbligatoria per la deducibilità delle spese
Perché una spesa aziendale sia considerata deducibile, è ora indispensabile che il pagamento avvenga tramite strumenti tracciabili. Questo principio, rafforzato dalle ultime disposizioni della Legge di Bilancio 2025, ha l’obiettivo di garantire maggiore trasparenza fiscale e rendere più sicuro il processo di rimborso e deduzione dei costi aziendali.
Gli strumenti di pagamento ammessi includono:
- versamenti bancari o postali, che permettono di avere un riferimento chiaro della transazione;
- carte di debito, credito o prepagate, che generano automaticamente ricevute digitali e movimenti certificati;
- assegni bancari e circolari, purché correttamente intestati e tracciabili;
- altri sistemi di pagamento elettronici riconosciuti dalla normativa vigente (ad esempio piattaforme online abilitate o app bancarie ufficiali).
L’obiettivo di questa misura è limitare l’uso del contante, spesso difficile da giustificare in sede di verifica fiscale, e favorire la tracciabilità delle operazioni. In questo modo, ogni spesa sostenuta dall’azienda può essere verificata e collegata a un pagamento reale, riducendo il rischio di contestazioni da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Per le aziende, questo cambiamento implica la necessità di aggiornare le proprie procedure interne di gestione delle spese. Sarà fondamentale comunicare ai dipendenti e ai collaboratori le nuove regole, specificando quali metodi di pagamento utilizzare e quali documenti conservare (come ricevute digitali, estratti conto e fatture elettroniche). Anche i sistemi informatici dovranno essere allineati per raccogliere e archiviare correttamente le prove di pagamento.
Per i professionisti e lavoratori autonomi, queste norme richiedono una maggiore attenzione nella documentazione contabile per la Legge di Bilancio 2025: ogni spesa, per essere deducibile, dovrà essere accompagnata da una traccia di pagamento valida e facilmente reperibile in caso di controllo.
Nel complesso, si tratta di un passo importante verso una gestione aziendale più ordinata, trasparente e sicura, che aiuta a evitare sanzioni e contestazioni fiscali, semplificando la verifica dei costi e migliorando l’organizzazione interna.
Implicazioni per le spese di trasferta e rappresentanza
Le spese sostenute per vitto, alloggio, viaggio e trasporto – comprese quelle effettuate tramite servizi come taxi, noleggio con conducente (NCC), biglietteria aerea, ferroviaria o marittima – devono ora essere pagate con metodi tracciabili per poter essere considerate deducibili. Questa regola riguarda sia i rimborsi ai dipendenti, quando sostengono spese per conto dell’azienda, sia i costi che vengono poi addebitati ai clienti in occasione di trasferte o attività professionali.
L’obiettivo principale è garantire la tracciabilità delle operazioni e ridurre al minimo l’uso del contante, che spesso complica la verifica contabile e fiscale. Pagare in modo tracciabile significa poter dimostrare in modo immediato e documentato la natura e l’effettivo sostenimento della spesa, rendendo più semplice la gestione interna e i controlli dell’Agenzia delle Entrate.
Allo stesso modo, anche le spese di rappresentanza — come pranzi e cene con clienti, regali aziendali, eventi promozionali o attività volte a rafforzare l’immagine dell’impresa — saranno deducibili solo se saldate con strumenti di pagamento tracciabili. Sono quindi ammessi pagamenti tramite carte di credito o debito, bonifici bancari, assegni non trasferibili e piattaforme digitali certificate, mentre non sarà più possibile giustificare costi pagati in contanti.
Per le aziende, questo comporta la necessità di aggiornare le proprie policy interne e informare dipendenti e collaboratori su quali mezzi di pagamento adottare. Inoltre, diventa indispensabile predisporre un sistema di archiviazione ordinato delle ricevute e dei giustificativi: biglietti elettronici, fatture, scontrini digitali e movimenti bancari devono essere facilmente recuperabili in caso di controllo.
Queste nuove disposizioni spingono verso una gestione più organizzata e sicura delle trasferte e delle spese aziendali, facilitando la rendicontazione, riducendo il rischio di contestazioni fiscali e garantendo maggiore trasparenza nei rapporti economici tra aziende, dipendenti e clienti.
Adattamento delle procedure aziendali
Le aziende sono chiamate a rivedere le proprie procedure interne per garantire che tutte le spese siano effettuate e documentate secondo le nuove disposizioni. È fondamentale implementare controlli rigorosi e fornire formazione adeguata al personale coinvolto nella gestione delle note spese, assicurando che ogni transazione sia conforme alle normative fiscali.
Per semplificare l’adeguamento alle nuove disposizioni, SferaCloud offre una gestione completa e digitale delle note spese. Grazie alla possibilità di allegare direttamente le foto degli scontrini e documentare il metodo di pagamento utilizzato, ogni spesa viene tracciata in modo preciso e conforme alla normativa. Inoltre, il sistema permette di categorizzare le spese e generare report dettagliati, ottimizzando il controllo amministrativo e riducendo il rischio di errori o smarrimenti. Un modo pratico ed efficace per garantire trasparenza e compliance senza appesantire il lavoro quotidiano.
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