Gli spazi di lavoro non saranno più gli stessi dopo la pandemia. L’esperienza del lavoro da remoto ha cambiato radicalmente le aspettative di dipendenti e manager, portando le aziende a ripensare i propri modelli organizzativi. Oggi non basta più offrire una scrivania e un computer: serve creare ambienti di lavoro flessibili, sicuri e in grado di rispondere alle nuove esigenze di collaborazione ibrida. Strumenti digitali come Sfera Cloud, che centralizzano la gestione delle presenze e dei processi HR, diventano un supporto essenziale per coordinare chi lavora in sede e chi opera da remoto. Questo significa progettare uffici che favoriscano l’interazione e la condivisione delle idee quando i dipendenti sono presenti, ma anche garantire piattaforme tecnologiche adeguate per chi lavora da casa o in mobilità.
Nuovi modelli di spazi di lavoro
L’esperienza forzata del lavoro a distanza ha segnato un punto di svolta nel modo di concepire l’ufficio. Le aziende si sono rese conto che, per riportare le persone in sede e far percepire il valore del tempo trascorso in presenza, è necessario ripensare radicalmente gli spazi di lavoro.
I dati confermano questa tendenza: il 52% delle grandi imprese, il 30% delle PMI e il 25% della pubblica amministrazione hanno già avviato o completato interventi di modifica degli ambienti di lavoro. Questo processo non riguarda solo l’aspetto estetico o logistico, ma anche la funzionalità e il benessere psicologico delle persone. Sono sempre più diffusi spazi dedicati al lavoro di gruppo, aree informali per il brainstorming, phone booth per call riservate e zone relax che favoriscono il benessere e la produttività.
In prospettiva, il 26% delle grandi imprese e il 14% delle PMI stanno valutando ulteriori interventi, consapevoli che il rientro in ufficio è stato accolto con resistenze dal 68% dei dipendenti nelle grandi aziende e dal 45% nella PA. Per superare queste difficoltà, si punta su modelli di workplace ibridi in cui la sede aziendale diventa un “hub identitario”, luogo di incontro e scambio di idee, più che di semplice esecuzione delle mansioni individuali.
Una strategia sempre più diffusa è anche la distribuzione capillare delle sedi sul territorio o l’utilizzo di spazi di coworking e business center, per avvicinare il luogo di lavoro ai collaboratori e ridurre i tempi di commuting. Questa evoluzione, se accompagnata da strumenti digitali come Sfera Cloud HR per la gestione delle presenze e delle risorse, consente di conciliare flessibilità e controllo, creando un ambiente di lavoro davvero orientato al futuro.
Gli effetti su engagement e benessere
In base alla modalità di lavoro adottata, oggi è possibile suddividere la popolazione aziendale in tre macro-profili: on-site worker, ossia coloro che lavorano stabilmente in sede e seguono orari fissi; lavoratori remote non smart, che hanno la possibilità di lavorare da remoto ma senza particolari margini di autonomia organizzativa; e infine gli smart worker, che rappresentano il modello più evoluto, con flessibilità sia di luogo sia di orario e una gestione basata sul raggiungimento degli obiettivi.
L’analisi del benessere dei lavoratori, sia dal punto di vista psicologico sia relazionale, mostra dati molto interessanti: gli smart worker registrano i migliori risultati in termini di soddisfazione lavorativa, equilibrio vita-lavoro e motivazione. Questo perché la possibilità di autogestirsi e di organizzare la propria giornata lavorativa genera maggiore senso di responsabilità e di fiducia reciproca tra dipendente e azienda.
Al contrario, i lavoratori remote non smart, pur potendo operare da casa, spesso sperimentano isolamento, minor senso di appartenenza e calo della produttività, soprattutto se non hanno accesso a strumenti di comunicazione efficaci o a una chiara definizione degli obiettivi. In alcuni casi, questi collaboratori mostrano livelli di benessere più bassi perfino rispetto agli on-site worker, i quali almeno godono di interazioni quotidiane con colleghi e superiori.
Questi dati evidenziano quanto sia importante per le aziende strutturare programmi di smart working ben organizzati, con processi, strumenti digitali e KPI chiari, in modo da non trasformare il lavoro da remoto in un’esperienza alienante. L’adozione di soluzioni come Sfera Cloud HR può contribuire a monitorare performance, presenze e competenze, offrendo al contempo un canale trasparente di comunicazione interna.
Gestire le presenze in ogni situazione
Se il futuro del lavoro sembra essere all’insegna della flessibilità, le aziende hanno bisogno di strumenti che rendano questa flessibilità realmente sostenibile. I reparti Risorse Umane si trovano infatti a dover gestire situazioni sempre più complesse: dipendenti che alternano lavoro in sede e smart working, turni personalizzati, necessità di trasparenza nelle ore lavorate e un aumento delle richieste di congedi o trasferte. Farlo manualmente, o con sistemi obsoleti, comporta un enorme dispendio di tempo e aumenta il rischio di errori amministrativi.
L’app di Sfera Cloud, creata da Cotini, rappresenta una risposta concreta a queste esigenze. Con un’interfaccia intuitiva e accessibile da smartphone, permette ai dipendenti di timbrare l’ingresso e l’uscita in qualsiasi luogo si trovino, rendendo semplice anche il monitoraggio di chi lavora da remoto. Questa funzionalità è particolarmente utile per le aziende con personale distribuito o team che operano in mobilità, come tecnici, commerciali o consulenti.
Ma l’app non si limita alla timbratura: consente di gestire l’intero ciclo di richieste, come ferie, permessi, trasferte e note spese, con un sistema integrato di notifiche per l’approvazione da parte dei responsabili. In questo modo si eliminano scambi di email e fogli cartacei, velocizzando i processi e riducendo il margine di errore.
Un ulteriore vantaggio è la possibilità per il dipendente di consultare il proprio monte ore in autonomia, favorendo trasparenza e riducendo le domande ripetitive verso l’ufficio HR. Per i manager, invece, significa avere una panoramica completa e aggiornata in tempo reale, utile per pianificare turni, gestire emergenze e fare analisi sulla produttività.
In sintesi, l’app trasforma la gestione delle presenze in un processo rapido, sicuro e collaborativo, migliorando l’efficienza organizzativa e contribuendo a un clima aziendale più positivo e partecipativo.