Cos’è il Whistleblowing?
Il termine whistleblowing indica l’atto di segnalare comportamenti illeciti, irregolarità o violazioni (anche potenziali) all’interno di un’organizzazione, pubblica o privata. Chi effettua la segnalazione — il whistleblower — può essere un dipendente, un collaboratore, un fornitore o qualsiasi soggetto legato all’ente segnalato.
Con l’entrata in vigore della Direttiva UE 2019/1937 e del D.lgs. 24/2023 in Italia, il whistleblowing è diventato un obbligo normativo per molte organizzazioni. Tuttavia, la formazione rappresenta il vero strumento per renderlo efficace, etico e sicuro.
Perché è Importante Fare Formazione sul Whistleblowing?
Una buona formazione in ambito aziendale non è solo un adempimento formale, ma rappresenta un vero e proprio investimento strategico per la crescita e la tutela dell’organizzazione. Formare il personale in modo mirato permette di ottenere numerosi benefici concreti, che vanno ben oltre la semplice conoscenza teorica delle norme.
Sensibilizzare il personale sull’importanza delle segnalazioni
Un percorso formativo ben strutturato aiuta ogni dipendente a comprendere che le segnalazioni di comportamenti scorretti o potenzialmente dannosi non sono strumenti punitivi, ma mezzi di tutela collettiva. La consapevolezza che segnalare un’irregolarità contribuisce a mantenere un ambiente di lavoro sano e sicuro spinge i collaboratori a sentirsi parte attiva del sistema di protezione aziendale. Si rafforza così la responsabilità individuale e il senso di appartenenza all’organizzazione.
Prevenire comportamenti illeciti e promuovere una cultura della legalità
La formazione offre occasioni di confronto su casi pratici e su scenari reali, illustrando quali condotte possono costituire violazioni di legge o di codice etico. Comprendere concretamente quali azioni possano generare danni economici, reputazionali o giuridici consente di ridurre comportamenti scorretti o poco trasparenti. Diffondere una cultura della legalità significa creare un terreno fertile in cui i principi di correttezza e integrità diventano parte integrante del lavoro quotidiano.
Evitare ritorsioni e proteggere la riservatezza del segnalante
Un aspetto spesso sottovalutato è la tutela di chi decide di parlare. Attraverso la formazione, i dipendenti imparano che il sistema di whistleblowing garantisce anonimato e protezione da possibili discriminazioni o ritorsioni. Sapere di poter segnalare senza rischiare isolamento o penalizzazioni aumenta la fiducia verso l’azienda e incoraggia la comunicazione di situazioni problematiche.
Garantire conformità normativa e ridurre il rischio di sanzioni
La normativa attuale prevede obblighi stringenti per le aziende che devono predisporre canali sicuri e procedure chiare per le segnalazioni. Formare il personale permette di dimostrare impegno concreto nella compliance e riduce il rischio di sanzioni amministrative o penali, che possono derivare da omissioni o gestione inadeguata delle segnalazioni.
Rafforzare la fiducia interna e migliorare il clima aziendale
Quando i dipendenti percepiscono che l’azienda investe nella loro tutela e promuove trasparenza, cresce il livello di fiducia reciproca. Ciò si traduce in un ambiente di lavoro più sereno, collaborativo e produttivo.
Chi Deve Ricevere la Formazione?
Secondo le normative vigenti, la formazione sul sistema di segnalazione e sulla tutela del segnalante non è un’opzione facoltativa, ma un obbligo preciso per tutte le organizzazioni che desiderano operare in conformità e ridurre il rischio di sanzioni o contestazioni. In particolare, la legge impone che i percorsi formativi siano rivolti a diverse categorie di soggetti, ognuna con un ruolo specifico nella gestione e nella prevenzione delle irregolarità.
Tutti i dipendenti pubblici e privati
Ogni lavoratore deve ricevere informazioni chiare su come utilizzare i canali di segnalazione interna, su quali comportamenti devono essere denunciati e su quali tutele sono previste in caso di segnalazione. Questa conoscenza di base consente di rendere ogni dipendente parte attiva nel mantenere un ambiente di lavoro trasparente e conforme alle regole. Sapere quando e come intervenire evita errori e omissioni che potrebbero avere conseguenze legali.
Dirigenti, quadri e membri del CdA
Le figure apicali hanno un ruolo chiave nella definizione della cultura aziendale. Per loro la formazione deve essere ancora più approfondita, con focus sulla responsabilità gestionale e strategica nella prevenzione di condotte illecite, sulla valutazione del rischio reputazionale e sulla corretta supervisione dei processi di whistleblowing. Comprendere gli aspetti normativi e organizzativi consente di guidare l’azienda con coerenza e trasparenza.
Responsabili della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT)
Questi professionisti necessitano di competenze specifiche per presidiare i processi di controllo e garantire l’applicazione corretta delle procedure. La formazione deve includere l’analisi delle leggi anticorruzione, le modalità di gestione delle segnalazioni e i sistemi di monitoraggio.
Figure HR, compliance e legali
Chi lavora nelle risorse umane, nella compliance e nelle aree legali deve conoscere a fondo i diritti del segnalante e le responsabilità del datore di lavoro. È essenziale saper gestire correttamente la documentazione, tutelare la privacy e fornire risposte coerenti con la normativa.
Componenti del canale interno di segnalazione
Chi riceve e valuta le segnalazioni interne deve possedere competenze tecniche, riservatezza assoluta e capacità di condurre istruttorie imparziali.
Cosa Deve Includere la Formazione
Una formazione efficace sul whistleblowing non può limitarsi a fornire nozioni teoriche: deve trasmettere ai partecipanti una conoscenza completa e operativa, utile per riconoscere situazioni a rischio e agire correttamente. Gli argomenti chiave da trattare sono molteplici e tutti strettamente collegati alla conformità normativa e alla tutela dell’organizzazione.
Definizione e ambito di applicazione
Il primo passo è chiarire cosa significhi realmente whistleblowing e in quali contesti può essere applicato. È importante spiegare che non riguarda solo le grandi aziende, ma qualunque ente pubblico o privato che debba garantire trasparenza e legalità. Comprendere chi può segnalare e in quali circostanze è essenziale per evitare confusione o usi impropri del sistema.
Canali di segnalazione
Una parte centrale della formazione riguarda i canali disponibili. Occorre illustrare il canale interno, principale strumento di raccolta delle segnalazioni, e i canali esterni come l’ANAC per il settore pubblico o altri organismi competenti. Vanno spiegate le condizioni in cui è possibile rivolgersi all’esterno e i requisiti di sicurezza informatica dei canali digitali utilizzati.
Tutela del whistleblower
I lavoratori devono sapere che chi segnala è protetto da ritorsioni, discriminazioni o azioni che possano compromettere la carriera e la reputazione. Occorre chiarire come viene garantito l’anonimato e la riservatezza dell’identità, affinché chi denuncia un illecito possa sentirsi al sicuro.
Procedure operative
La formazione deve descrivere in modo pratico come presentare una segnalazione: quali informazioni includere, come compilare moduli o piattaforme dedicate, i tempi di gestione e le fasi successive all’invio (ricezione, valutazione, eventuale indagine interna).
Ruolo dei responsabili
Chi riceve e gestisce le segnalazioni deve essere identificato chiaramente: responsabili interni, membri di comitati etici o organismi di vigilanza. Spiegare le loro responsabilità contribuisce a rendere il processo più trasparente e affidabile.
Sanzioni previste
È essenziale informare sulle conseguenze per chi ostacola le segnalazioni, esercita ritorsioni o gestisce in modo scorretto i canali interni. Questo aspetto rafforza il rispetto delle regole e la serietà del sistema.
Cultura etica e integrità
Infine, la formazione deve promuovere una cultura aziendale basata su etica e trasparenza, spiegando come il whistleblowing sia un pilastro per prevenire corruzione e illeciti e costruire un ambiente di lavoro più sicuro e giusto
Formazione Obbligatoria: Cosa Prevede la Legge?
Il D.lgs. 24/2023, che recepisce la Direttiva UE 2019/1937, ha introdotto in Italia una disciplina organica sul whistleblowing applicabile sia al settore pubblico sia a quello privato. Una delle novità più rilevanti è l’obbligo, per determinate organizzazioni, di istituire un canale di segnalazione interno sicuro, riservato e conforme ai requisiti tecnici previsti dalla legge. Questo adempimento riguarda, ad esempio, le aziende con più di 50 dipendenti, gli enti pubblici e gli enti del terzo settore che operano in ambiti sensibili o che superano determinate soglie dimensionali.
All’interno di questo quadro normativo, la formazione del personale coinvolto nelle procedure di whistleblowing riveste un ruolo centrale e non può essere considerata un semplice atto formale. Il decreto prevede infatti che i soggetti chiamati a ricevere, analizzare e gestire le segnalazioni — come responsabili del canale interno, membri dell’Organismo di Vigilanza (OdV), dirigenti e figure HR o compliance — siano adeguatamente preparati e aggiornati.
Una formazione completa garantisce che chi opera sul canale interno conosca le modalità di ricezione delle segnalazioni, i criteri di ammissibilità, i tempi di risposta e le cautele per tutelare la riservatezza del segnalante. Inoltre, fornisce strumenti pratici per identificare comportamenti illeciti o rischiosi e per gestire correttamente le informazioni sensibili, evitando errori che potrebbero generare conseguenze legali o reputazionali.
È importante sottolineare che la formazione non riguarda solo i responsabili diretti delle segnalazioni. Il D.lgs. 24/2023 richiede anche di informare l’intero personale sulle modalità di segnalazione e sulle tutele contro le ritorsioni, così da rendere effettivo il diritto di denunciare comportamenti illeciti senza timore di ripercussioni.
Come Può Essere Erogata la Formazione?
La formazione sul whistleblowing può essere organizzata e resa più efficace scegliendo la modalità didattica più adatta al contesto e alle esigenze dell’organizzazione. Non esiste un unico approccio valido per tutti: spesso la combinazione di più strumenti permette di ottenere il miglior risultato, garantendo sia la comprensione teorica sia la capacità di applicare correttamente le procedure.
Corsi in aula o online
I corsi tradizionali, svolti in presenza o in videoconferenza, consentono un confronto diretto con formatori specializzati in compliance, anticorruzione e privacy. Questa modalità favorisce l’interazione, permette di chiarire dubbi in tempo reale e stimola la partecipazione attiva dei dipendenti. Gli incontri possono essere personalizzati in base al settore e alle dimensioni dell’azienda, affrontando casi specifici e fornendo esempi pratici.
E-learning personalizzato
Le piattaforme digitali di e-learning rappresentano una soluzione flessibile e scalabile. I dipendenti possono seguire i moduli formativi secondo i propri tempi e ricevere quiz di verifica per consolidare le conoscenze. Al termine, è possibile rilasciare attestati di partecipazione, utili per documentare la formazione svolta in caso di controlli o audit interni.
Manuali e linee guida interne
Fornire materiale scritto, come manuali, policy e procedure aziendali, consente ai lavoratori di avere sempre un punto di riferimento chiaro e aggiornato.
Webinar e workshop interattivi
Gli eventi online o in presenza, come webinar e workshop, sono particolarmente efficaci per coinvolgere gruppi specifici (ad esempio dirigenti, HR, compliance). Consentono un approccio dinamico e pratico, con sessioni di domande e risposte e analisi di casi reali.
Simulazioni e casi pratici
Infine, le esercitazioni simulate permettono di mettere in pratica le nozioni apprese. Attraverso scenari realistici, i partecipanti imparano a gestire correttamente una segnalazione, a mantenere la riservatezza e a rispettare le tempistiche previste dalla normativa.
Conclusioni
Implementare un sistema di whistleblowing efficace parte dalla formazione. Non basta creare un canale di segnalazione: bisogna fare in modo che tutti sappiano come usarlo correttamente, in un ambiente che garantisce protezione e trasparenza.
Investire in formazione significa rafforzare la cultura etica dell’organizzazione e prevenire comportamenti a rischio prima che diventino dannosi per l’intero sistema.
